提高(gāo)工作效率的(de)精髓

本站    2016/8/23 9:58:16    2642    大(dà) 中 小

如果你想有效地管理(lǐ)實踐和(hé)利用(yòng)實踐，在自己的(de)職業生涯中創造輝煌，那麽一個(gè)最之有效的(de)方法是：合理(lǐ)的(de)統籌利用(yòng)時(shí)間，培養自己根據工作的(de)輕重緩急來(lái)組織和(hé)做(zuò)事的(de)習(xí)慣。

許多(duō)人(rén)都知道确定一項工作是否立即去做(zuò)的(de)兩個(gè)要素是緊急和(hé)重要。緊急的(de)工作通(tōng)常是顯而易見的(de)，他(tā)們給你造成壓力，非要你立即采取行動不可(kě)。他(tā)們通(tōng)常就在你面前，而且往往是容易完成的(de)，但是他(tā)們又經常是不重要的(de)。有效運用(yòng)實踐，提高(gāo)工作效率的(de)精髓在于分(fēn)清輕重緩急，設定優先順序。

國伯利恒鋼鐵公司總裁查理(lǐ)斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的(de)方法。艾維·利聲稱可(kě)以在10分(fēn)鐘(zhōng)内就給舒瓦普一樣東西，這(zhè)東西能把他(tā)公司的(de)業績提高(gāo)50%,然後他(tā)遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這(zhè)張紙上寫下(xià)你明(míng)天要做(zuò)的(de)幾件最重要的(de)事。”舒瓦普用(yòng)了(le)5分(fēn)鐘(zhōng)寫完，艾維·利接著(zhe)說：“現在用(yòng)數字标明(míng)每件事情對(duì)于你和(hé)你的(de)公司的(de)重要性的(de)次序。” 舒瓦普又花了(le)5分(fēn)鐘(zhōng)。艾維·利說：”好了(le)，把這(zhè)張紙放進口袋,明(míng)天上車第一件事是把紙條拿出來(lái)做(zuò)第一項最重要的(de)事情。著(zhe)手辦第一件事直至完成爲止。然後用(yòng)同樣的(de)方法對(duì)待第二項、第三項直到你做(zuò)完爲止。如果隻做(zuò)完第二件事，那不要緊,你總是在做(zuò)最重要的(de)事情。”

艾維·利最後說：“每一天都要這(zhè)樣做(zuò)——您剛才看見了(le)，隻用(yòng)10分(fēn)鐘(zhōng)時(shí)間，如果你相信這(zhè)種方法有價值的(de)話(huà)，讓你公司的(de)職員(yuán)也(yě)這(zhè)樣做(zuò)。這(zhè)個(gè)試驗你做(zuò)多(duō)久都可(kě)以，然後給我寄支票(piào)來(lái)，你認爲值多(duō)少就給我多(duō)少。”

一個(gè)多(duō)月(yuè)以後艾維·利收到了(le)舒瓦普寄來(lái)的(de)一張2.5萬美(měi)元的(de)支票(piào)和(hé)一封信。信上說：那是他(tā)一生中最有價值的(de)一課。五年之後，這(zhè)個(gè)當年不爲人(rén)知的(de)小鋼鐵廠一躍而成爲世界上最大(dà)的(de)獨立鋼鐵廠，人(rén)們普遍認爲艾維·利提出的(de)方法功不可(kě)沒。

人(rén)們有個(gè)不按重要順序辦事的(de)傾向,多(duō)數人(rén)甯可(kě)做(zuò)令人(rén)愉快(kuài)的(de)或者是方便的(de)事，但是沒有其他(tā)辦法比按重要性辦事更能有效利用(yòng)時(shí)間和(hé)提升效率了(le)。如果你養成了(le)根據工作的(de)輕重緩急來(lái)組織和(hé)做(zuò)事的(de)習(xí)慣。你就能把工作逐一歸類，合理(lǐ)支配時(shí)間，做(zuò)最該做(zuò)的(de)工作,按照(zhào)這(zhè)個(gè)方法去做(zuò)，你就将不再爲繁忙的(de)工作所累，還(hái)能少花時(shí)間把重要的(de)事情迅速做(zuò)好。

時(shí)間的(de)統籌安排也(yě)能夠有效提高(gāo)工作效率。記得(de)上中學有一篇文章(zhāng)，文章(zhāng)的(de)題目記不清了(le)大(dà)體的(de)意思，就是要統籌安排時(shí)間，印象非常深的(de)就是那篇課文以煮水(shuǐ)泡茶爲例，計算(suàn)做(zuò)事的(de)先後順序的(de)不同所帶來(lái)的(de)時(shí)間消耗上的(de)不同，當時(shí)那個(gè)年紀不覺得(de)合理(lǐ)安排時(shí)間是件重要的(de)事，把很多(duō)事看得(de)簡單容易。随著(zhe)年齡的(de)增長(cháng)，需要做(zuò)的(de)事情也(yě)越來(lái)越多(duō)，慢(màn)慢(màn)的(de)體會到合理(lǐ)的(de)統籌安排時(shí)間，把節省的(de)時(shí)間利用(yòng)起來(lái)，才能有更多(duō)更好的(de)效率。舉個(gè)生活的(de)例子，每天早上要做(zuò)早飯、要做(zuò)孩子帶的(de)午飯，要洗漱……怎樣才能在較短的(de)時(shí)間内完成還(hái)不手忙腳亂？那個(gè)時(shí)間的(de)統籌的(de)概念總是一次又一次的(de)冒出我的(de)腦(nǎo)海，當然是先做(zuò)早飯，早飯做(zuò)好孩子吃(chī)早飯的(de)同時(shí)炒個(gè)中午要帶的(de)菜，這(zhè)中間就可(kě)以先去簡單洗漱，大(dà)家吃(chī)完早飯都各自出家門了(le)，我再收拾被褥、擦地，可(kě)以在短短的(de)時(shí)間裏完成這(zhè)麽多(duō)的(de)事，而且忙而不亂，說實在的(de)，這(zhè)個(gè)時(shí)間的(de)統籌安排真的(de)是給了(le)我很大(dà)的(de)啓發。雖然都是小事，但隻要合理(lǐ)安排哪怕隻是節省幾分(fēn)鐘(zhōng)的(de)時(shí)間。

工作上也(yě)是一樣，如何利用(yòng)好八小時(shí)，提高(gāo)辦事的(de)效率，首先要管理(lǐ)好時(shí)間，工作一定要有計劃。古人(rén)雲“凡事預則立不預則廢”，這(zhè)就告訴我們：如果能夠在工作當中養成計劃的(de)好習(xí)慣，那麽你必然會高(gāo)效地利用(yòng)時(shí)間，能夠在短時(shí)間内完成重要的(de)事情。同時(shí)，要先做(zuò)重要的(de)工作，一定要分(fēn)清工作的(de)輕重緩急，把大(dà)部分(fēn)的(de)時(shí)間和(hé)主要的(de)精力放在最爲重要的(de)事情上，不要把自己的(de)寶貴時(shí)間和(hé)精力浪費在一些小事上面，否則，到頭來(lái)可(kě)能吃(chī)力不討(tǎo)好，事倍功半。

争取“第一次把事情做(zuò)對(duì)”這(zhè)是著名的(de)管理(lǐ)學家克勞士比“零缺陷”管理(lǐ)理(lǐ)論的(de)精髓之一，隻有一次性把事情做(zuò)好了(le)，才會避免因爲重複返工而浪費時(shí)間和(hé)精力。